ตัวอย่าง Case California
ปัญหา – IT infrastructure เริ่มไม่มีประสิทธิภาพไม่สามารถเชื่อมต่อกับคู่ค้าได้ ประมาณว่าถึงจุดอิ่มตัว
แก้ไข – replace server โดยใช้ web farms แทน
ผลลัพธ์ – ภายใน 1 ปีน่าจะได้ผลตอบแทนที่ดีกลับมา 7.5 ล้านดอลล่าร์ ส่งของให้ลูกค้าได้เร็วขึ้น ลดต้นทุน บริหารจัดการการรักษาความปลอดภัยได้ดีขึ้น
เมื่อดู Projected Cost and benefits ปีแรกๆจะเป็นการลงทุน ปีถัดมาก็จะเริ่มมีกำไร มี NPV ประมาณ 21 ล้าน
- เค้าคาดว่า power of computer chip มีคุณภาพดีขึ้นทวีคูณ ในทุกๆเดือนในขณะที่ต้นทุนยังคงที่
- มีโอกาสที่องค์กรจะซื้อของดีในราคาที่ถูกมากขึ้น
- เพราะฉะนั้น Price to performance ratio ควรลดลงแบบ exponential เลยห
- เมื่อถึงจุดหนึ่งเทคโนโลยี silicon-based chip จะถึงจุดอิ่มตัว ต้องเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีอื่น
Productivity Paradox
= the contradiction between the advances in computer power and the slow growth of productivity at the level of the whole economy
สาเหตุที่เกิด เช่น
- Productivity gain วัดได้ยากไม่สามารถแสดงผลให้เห็นได้ชัดเจน
- Productivity gain ไป offset กับการลงทุนใน IT ซึ่งทำให้เสียโอกาสในการลงทุนด้านอื่น
- การลงทุนใน IT ใช้ต้นทุนสูง benefit ที่ได้อาจได้ช้าหรือไม่คุ้ม
- อาจมีเหตุผลอื่น เช่น Legal ทำให้ผลลัพธ์ไปเป็นไปตามที่คาด
Does Productivity Paradox still matter?
First impact ลงทุน IT แล้วได้รับผลโดยตรง เช่น ได้กำไร
Second impact ลงทุน IT แล้วได้รับผลในทางอ้อม เช่น ภาพลักษณ์ดีขึ้น
Evaluating IT investments
ต้องมีการ Justify ลงทุนหมดเลยไม่ได้ ในยุคแรกๆคนไม่ค่อยประเมินงบประมาณอาจเป็นเพราะ ไม่รู้จักเครื่องมือในการคำนวณ ROI และไม่มีการวัดผลการดำเนินงานหลังจากมีการลงทุน
Justify IT Investments?
ง่ายสุดใช้ cost & benefit analysis (Traditional) ลงทุน IT มี 2 ลักษณะ คือ Infrastructure กับ Application
ต่อมาองค์กรเริ่มค้นพบว่า IT ไม่สามารถช่วยแก้ปัญหาได้ทั้งหมด จำเป็นต้องมีการจัดการให้สอดคล้องกับระบบนั้นๆด้วย เพราะฉะนั้นเวลาเห็นระบบใหม่ๆจึงไม่ได้ตัดสินใจลงทุนทันที มีการวิเคราะห์ก่อน
เวลามีข่าวเกี่ยวกับการลงทุน stock price จะราคาสูงขึ้น
ต้องมีการประเมิน periodic เกี่ยวกับผลของการลงทุน IT นั้นๆ
บาง IT project ที่ justify ได้เลยว่าต้องทำหรือไม่ต้องทำ โดยไม่ต้องทำ cost & benefit analysis เช่น อะไรที่ข้อมูลไม่เพียงพอ อาจใช้ qualitative analysis แทน, บางทีสร้างภาพลักษณ์ให้องค์กร ก็ต้องลงทุน
The IT Justification Process
- conduct ROI
- Conduct good research
- Justify, clarify and cost& benefits assumptions
- Risk analysis
- Not to underestimate costs and overestimate benefits
- Commit all partners
Difficulties in Measuring Productivity & Performance Gains
- Incorrectly เช่น มันส่งผลกระทบหลายทาง ทำให้วัดได้ยาก
- Time lags
- ผลกระทบของการลงทุน IT วัดจากการดำเนินงานขององค์กรได้ยาก
Intangible Benefits
- วัดความพอใจ
- ประสิทธิภาพในการสื่อสารของพนักงาน
Handling Intangible benefits ถ้าเราประเมิน benefit สูงไป ทำให้การลงทุนไม่มีประสิทธิภาพ
- Rough estimates of monetary value for all intangible benefits
- Think broadly and softly วัดมูลค่าของ customer&partner satisfaction, customer loyalty, response time to competitive actions
- Pay your freight first
- Follow the unanticipated เปิดใจรับผลลัพธ์ของการลงทุน IT ทุกทาง
Costing IT Investment
พยายามรักษา fixed costs ให้อยู่ในระดับเท่าเดิม
Transaction costs:
- Search
- Information ลูกค้าย่อมต้องการรู้จักสินค้าและผู้ผลิตสินค้า , ผู้ผลิตสินค้าต้องทำความเข้าใจด้านกฎหมาย,ต้นทุน และความต้องการของลูกค้า
- Negotiation
- Decision ผู้ซื้อหาข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อ, ผู้ขายต้องตัดสินใจว่าจะขายลูกค้าคนไหนหรือไม่ขายเลย
- Monitoring ต้องดูว่าหลังจากซื้อสินค้าแล้ว ยังมีบริการที่ดี และ คุณภาพมีสินค้าที่มีคุณภาพเหมือนเดิม
Revenue Models generated by IT&Web
- Sales เช่น เปิดเว็บขายของ
- Transaction fees เช่น EBAY , บริษัทรับจองตั๋วต่างๆ
- Subscription fees เช่น เว็บให้ดาวน์โหลดเร็วขึ้น
- Advertising fees เช่น GOOGLE
- Affiliate fees เช่น AGODA เอาแบนเนอร์มาแปะ แล้วพอมีคนเข้าไปซื้อโดยผ่าน Channel เราเราก็จะได้เงิน
Cost & Benefit Analysis
- เราจะลงทุนก็ต่อเมื่อ benefit มากกว่า cost
- อย่างน้อยต้องได้ return มากกว่าฝากเงินกับธนาคาร
- ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
2 steps
- Identifying & estimating all cost and benefits
- Expressing these costs and benefits in common units
Cost:
Development,Setup ติดตั้ง hardware and Operational
Benefits: Direct benefits, Assessable indirect benefits เช่น ความพึงพอใจลูกค้า and Intangible benefits
Intangibles in economic feasibility
ประโยชน์วัดไม่ได้เป็นตัวเงิน เช่น การบริการที่ดีขึ้น,ความพึงพอใจของลูกค้า, Survival(เช่นธนาคารต้องมีตู้ ATM) และ ความจำเป็นในการพัฒนาความเชี่ยวชาญภายในองค์กร
ต้นทุนวัดไม่ได้เป็นตัวเงิน เช่น Reduced employee morale, lost productivity, lost customers or sales
Cash Flow Forecasting ประเมินตัวเงินที่คาดว่าจะได้ จะมีรายรับรายจ่ายเกิดขึ้นเมื่อไร การคาดการณ์ future cash flows โดยปกติจะ ignore the effects of inflation
Cost-Benefit Evaluation Techniques
- Net profit ข้อเสียงคือไม่คำนึงถึงผลตอบแทนแต่ละปี ไม่คำนึงถึงค่าเงินตามเวลา
- Payback Period ไม่มีว่ามี Net Profit เท่าไร
- Return on investment (ROI)
- Net present value(NPV) ความยากอยู่ตรงที่จะเลือก discount rate เท่าไร เช่นต้องไปกู้เงินมาเท่าไร (MLR+/-)
- Interest rate of return (IRR) มองหาจุดที่ NPVเท่ากับ 0 วัดProfitability ได้ดีกว่า NPV เพราะ NPV ไม่ได้เทียบเป็น percentage สามารถใช้ excel คำนวณได้
การเลือกใช้เครื่องมือ ต้องเลือกใช้ตามความเหมาะสม เช่น เราเน้นลงทุนในโครงการที่ได้ผลตอบแทนเร็ว เพราะฉะนั้นอาจใช้ Payback Period
ตัวอย่าง FREP Business case เป็นตัวอย่างการวิเคราะห์การลงทุน มี Risk Analysis ด้วย
http://www.for.gov.bc.ca/hfp/frep/site_files/ciworkshop2007/tab10/business-case-frep-handheld.pdf. (ตัวอย่าง case)
TCO : total cost of ownership
Cost includes : acquisition, operations and control
บางทีเอามาวิเคราะห์คู่กับ TBO แล้วดู payoff ว่าเป็นยังไง มีตัวอย่างการคำนวณ TCO
Benchmarks วัดในเชิง Objective
เทียบกับ Industry, efficient performers
ตัวอย่าง http://www.for.gov.bc.ca/hfp/frep/site_files/ciworkshop2007/tab10/business-case-frep-handheld.pdf.
จะเปรียบเทียบกับได้เราต้องวัดด้วยหน่วยเดียวกัน เช่น ทำให้เป็น per hour
Balanced scorecard method
มองผลทางด้านอื่นนอกจากการเงินด้วย เช่น business process, learning and growth เกี่ยวข้องกับ goal ขององค์กรยังไง
- Financial เพิ่มกำไร รายได้ ลดต้นทุน
- Customer ลูกค้าได้ความพึงพอใจเพิ่มขึ้นไหม รักษาฐานลูกค้าได้หรือไม่
- Internal Process เพิ่ม Productivity ไหม คุณภาพดีขึ้นไหม ลดเวลาในการทำงานหรือไม่
- Learning and Growth skillของพนักงานดีขึ้นไหม อัตราการลาออกของพนักงาน Turnover
E-Procurement Metrics
ทำให้ purchase order processing time ลดลง เช่น เลือก suppliers, ส่ง order, ออก P.O., ส่งสินค้าได้ตรงเวลา ,ลูกค้าปฏิเสธการรับสินค้าลดลง
CRM เมื่อทำแล้ววิเคราะห์ว่าผลการจากทำ Marketing ดีขึ้นหรือไม่อย่างไร
E-commerce
เป็น web-based systems แต่ว่าต้องลงทุนเพราะว่าเป็นการสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร ไม่ใช่มีเว็บเพื่อเป็นไปตาม trend เหมือนสมัยที่ .com boom
Cost
สำหรับ Regular Product แรกๆต้นทุนจะสูง ต่อมาจะลดลงเพราะมี economy of scale และจะสูงขึ้นอีกเพราะไม่สามารถลดต้นทุนได้แล้ว แตกต่างจาก digital product ที่เมื่อต้นทุนลดลงแล้วจะลดลงเลย
Production Function , Transaction Cost และ Administrative Cost ถ้ามี EC จะช่วยทำให้ต้นทุนลดลง ทำให้ บริษัทที่มี EC มักจะมี Richness มากกว่าบริษัทที่ไม่มี
Where costs of IT investment go?
บางทีไปชาร์จที่บัญชี Overhead
หรืออาจไปชาร์จที่ผู้ใช้ ชาร์จตามการใช้งาน เรียกว่า chargeback เช่น โหลดกี่ mb การ chargeback ทำให้รู้ข้อมูลการใช้งาน ว่าช่วงไหน peak จะได้จัดการบริหารได้ถูกต้อง
Failure & Runaway Project
- ทำ cost benefits analysis ไม่ถูกต้อง หรือ เกิดจาก Economic issues
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงถ้าเราเป็นผู้บริหาร Managerial Issues
- ในปัจจุบันบางที IT เป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจ เช่น Google , Facebook
- ต้องพร้อมปรับตัวเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
- เมื่อก่อนมองแต่ tangible benefit เป็นหลัก แต่ในปัจจุบันมีความจำเป็นต้องมอง intangible benefit ด้วย บางทีผลอาจต้องใช้เวลา
- Chargeback เช่น ถ้าใช้ไฟน้อยกว่า 200 บาท ใช้ฟรี เพื่อสร้าง incentive
- Risk ต้องวิเคราะห์ทุกความเสี่ยงที่เป็นไปได้และโอกาสที่จะเกิดขึ้นรวมทั้ง ระดับความเสียหาย
- เลือกใช้เครื่องมือในการวัดผล IT investment ทั้ง financial และ non-financial
- คนที่ทำการ justification อาจตั้ง committee ขึ้นมา
ดั่งชนก ตรีรัตน์ศิริกุล 5202113162
